Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten (vgl. § 257 HGB bzw. § 147 AO).
Mit Ablauf dieser Fristen können nach dem 31. Dezember 2011 folgende Unterlagen vernichtet werden:
Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:
- Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw. für die Jahre 2001 und früher;
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2001 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen;
- Buchhungsbelege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen.
- diese Frist gilt bei EDV-gestützten Buchführungssystemen auch für Verfahrensdokumentationen, Handbücher usw. Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchführung auch erfüllt, wenn die genannten Buchführungsbestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können. Dabei ist insbesondere zu bedenken, dass auch die entsprechende Hard- und Software während dieser Zeit weiter verfügbar sein muss (z. B. 5 1/4 Zoll Laufwerke, alte FiBu-Programme etc.)
Sechsjährige Aufbewahrungspflicht:
- Geschäftsbriefe (empfangene und abgesandte) aus dem Jahr 2005 oder früher.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§169, 170 AO).
Sofern die Unterlagen vernichtet werden sollen, ist zu bedenken, daß unabhängig vom Zeitablauf ggf. noch solche Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung benötigt werden.
Wenn Sie unsicher sind, ob bestimmte Unterlagen bereits vernichtet werden dürfen, sprechen Sie uns bitte an.
